Recientemente, los conceptos de Agile y Activity Based Working están ganando cada vez más popularidad, y muchas empresas ya están considerando la posibilidad de implementarlos en su oficina, pero están experimentando ciertas dificultades. La gerencia a menudo no puede realizar tales cambios, por temor a enfrentar la insatisfacción de los empleados y una disminución en su productividad.
Denis Chernichkin, director de Haworth Business Interiors, nos contó por qué un cambio en el concepto de interior de oficina puede afectar negativamente el trabajo de la empresa y qué se debe tener en cuenta para organizar el espacio de la manera más eficiente posible.
¿Cuáles son las principales dificultades en la implementación de proyectos como Agile y Activity Based Working?
- Las oficinas implementadas de acuerdo con estos conceptos, en primer lugar, presuponen la presencia de muchas áreas funcionales diferentes que un empleado puede elegir a su discreción, dependiendo de la tarea específica y el tipo de actividad. Esta diversidad da tal libertad de acción a la hora de planificar una oficina que las personas responsables de esto a veces no tienen idea de por dónde empezar, en qué enfocarse o no deciden en absoluto sobre cambios significativos, y si lo hacen, no pueden formular claramente el tarea y explicar a los arquitectos qué resultado se debe lograr. Por lo general, las formulaciones son demasiado abstractas, basadas en sentimientos y tendencias más que en hechos y estadísticas concretas. Estos deseos están lejos de ser una asignación técnica significativa, estructurada y de alta calidad, que refleje los requisitos de un espacio eficiente hoy y a una distancia de tres a cinco años para una empresa en particular. El resultado puede resultar inadecuado para las expectativas del cliente.
A menudo, las empresas, sin entender exactamente qué quieren conseguir, empiezan a copiar las ideas de oficinas existentes sin adaptarse a sus propias necesidades e implementarlas en un espacio completamente diferente, en diferentes condiciones, en otros equipos que fundamentalmente no están preparados para aceptar tales conceptos. Como resultado, esto conduce a una disminución significativa de la productividad.
A pesar de que estas dificultades son más inherentes a la transición a los conceptos de Agile y Activity Based Working, pueden surgir en la creación de cualquier espacio. Por supuesto, es más fácil crear una oficina estándar de "espacio abierto", donde a menudo se utilizan soluciones del mismo tipo, pero en tales casos también surgen dificultades para formular los requisitos de espacio efectivo.
¿Cómo define el espacio de oficina efectivo?
- Este es un espacio que une a las personas y donde son más productivas y eficientes. Este es el entorno en el que los equipos de trabajo o los especialistas individuales pueden maximizar su potencial, cuando el espacio circundante no los obstaculiza, sino que los ayuda. Y dado que cada equipo y cada especialista tiene características individuales, el espacio efectivo es único para cada organización individual. No hay un escenario único ni una respuesta correcta, porque mucho depende de los objetivos de la empresa. Para algunos, en este momento, es importante reducir los costos, reducir los metros cuadrados por persona, para otros, para crear un nuevo producto o llevar una nueva tecnología al mercado, para alguien, para aumentar la satisfacción del cliente y la calidad del servicio. A veces, estas tareas están en conflicto. Por tanto, cada empresa debe determinar cuáles son sus objetivos, los criterios de éxito y cómo conseguirlo, y cómo el espacio puede ayudar en el cumplimiento de estas tareas.
Sugeriría comenzar por identificar un parámetro muy importante: la cultura organizacional. Es ella quien distingue a las empresas entre sí. Esta es una característica extremadamente importante que a menudo se subestima en nuestro mercado, aunque su importancia ha sido reconocida desde hace mucho tiempo en el mundo. Conocer y comprender la cultura de su empresa facilita la determinación del espacio que necesita.
¿Cómo se puede relacionar la cultura con el espacio?
- La cultura afecta literalmente todos los aspectos de las actividades de una organización, incluida la gestión, los procesos comerciales, los productos creados, la atracción y retención de empleados, el sistema de toma de decisiones, la reputación y mucho más. Genera una sensación de seguridad, compromiso con la empresa e influye en la satisfacción y productividad de los empleados. Por lo tanto, a menudo se considera un activo muy importante y completo de la organización.
Por lo general, la cultura en una empresa está asociada con cosas formales, como valores corporativos, estándares de trabajo, códigos de conducta, los llamados factores visibles. Pero también hay factores invisibles que determinan las reglas y los hábitos tácitos de las personas. En esta área, el espacio de trabajo también juega un papel importante, incluyendo soluciones de arquitectura, interiores y mobiliario. Es decir, el espacio de trabajo es parte importante de la cultura organizacional y debe corresponder a ella. Es como una pieza de un rompecabezas tomada de otro conjunto: no solo no se ajustará a los elementos vecinos, sino que arruinará toda la imagen por completo. Lo mismo ocurre con el espacio. De muchas maneras, da forma a la forma en que trabaja un empleado, por lo que si el espacio no se ajusta a la cultura actual, la gente trabajará en contra de los valores de la empresa.
Resulta que si mueves a un empleado de una oficina a otra que es notablemente diferente a la anterior, ¿trabajará de manera diferente?
- Ciertamente. Por supuesto, este cambio no siempre será tan llamativo, pero el caso es que el tipo de espacio, las funciones disponibles en él y la cultura organizacional en general determinan cómo una persona aborda las tareas, interactúa con los colegas y toma decisiones. Después de todo, incluso si normalmente no pensamos en ello, la influencia de la cultura en nuestro comportamiento es realmente grande. Vale la pena cambiar de lugar, y ya inconscientemente nos comportamos de manera diferente.
Me gusta el dicho de Winston Churchill: "Primero definimos la forma de nuestros edificios, y luego nuestros edificios determinan la forma de nuestro comportamiento". Y de hecho lo es. Tomemos, por ejemplo, a modo de comparación, el comportamiento de las personas fuera de la oficina, en un restaurante caro y en un pub normal. En el primer caso, tratamos de igualar el nivel: un estilo formal de vestir, un tono tranquilo, a menudo una conversación sobre temas intelectuales. Pero imagina que estamos en un bar, nuestro comportamiento será más libre e informal. Lo mismo sucede en las oficinas: el espacio afecta directamente el comportamiento y el estilo de trabajo de los empleados.
¿Qué pasa si a los empleados no les gusta el espacio en el que trabajan? ¿Cómo les afectará esto?
- Ésta es una pregunta extremadamente importante. La insatisfacción de los empleados con el espacio de oficina, donde, por ejemplo, es imposible encontrar un área funcional cómoda y adecuada para una tarea específica, o hay muchas distracciones molestas, crea un efecto negativo significativo. Pero, desafortunadamente, los empleados no pueden cambiar el espacio existente por sí mismos. Dicha autoridad recae en los profesionales responsables de la creación del interior de la oficina, quienes deben tener en cuenta las características culturales de la organización para crear el ambiente más confortable. Además, debido a los diferentes tipos de actividades de los departamentos dentro de una organización, existen las denominadas subculturas, que también deben tenerse en cuenta al diseñar.
Todos sabemos que la arquitectura de diferentes países y ciudades es diferente entre sí, refleja características culturales y crea una atmósfera única. En la oficina, todo es igual: el diseño y la arquitectura del espacio de la oficina deben reflejar la individualidad de la organización y sus divisiones.
¿Cómo puedes definir tu cultura organizacional y entender qué espacio se adapta mejor a ella?
- De hecho, es bastante simple. Existe una clasificación basada en 25 años de investigación de los profesores de la Universidad de Michigan Cameron y Quinn llamada "Valores en competencia". Los científicos han identificado cuatro valores dominantes en las empresas: cooperación, rivalidad, creación y control. Cada valor está asociado con un conjunto de características del espacio de trabajo que maximiza su soporte. Por cierto, este modelo fue reconocido por muchos expertos como muy efectivo y entró entre las 50 mejores herramientas comerciales de la historia según la calificación del Financial Times.
Por ejemplo, echemos un vistazo a las empresas donde domina el valor de Control. Para estas organizaciones, la clave es hacer el trabajo "bien". Se caracterizan por una estructura organizativa clara, jerarquía, control estricto, abundancia de protocolos y procedimientos e interacción formal con los empleados. Muy a menudo se trata de grandes corporaciones burocráticas y agencias gubernamentales, así como departamentos financieros y legales. En este caso, el espacio debe caracterizarse por una disposición ordenada y comprensible de los lugares de trabajo, mantener la jerarquía y el estado, estar equipado con particiones altas y áreas especialmente designadas para la interacción, más bien, salas de reuniones separadas. Los lugares de trabajo generalmente están aislados, divididos rígidamente en departamentos muy cerca del jefe, los colores conservadores a menudo se usan en el interior.
A modo de comparación, tomemos el valor opuesto "Creación". Las empresas dominadas por este valor se caracterizan por el deseo de hacer un producto o servicio primero, se enfocan en la innovación, en el pensamiento innovador, en el deseo de convertirse en un líder a través de nuevos desarrollos y un lanzamiento más rápido al mercado de una oferta única. Este tipo a menudo se asocia con empresas de TI, así como con agencias de marketing creativo, pero de hecho, casi cualquier empresa que crea su propio producto tiene este valor, especialmente si se encuentra en una posición de liderazgo en su industria. Para tales empresas, es extremadamente importante poder mantener discusiones grupales, lluvias de ideas, reuniones, compartir informalmente sus ideas con colegas en cualquier momento. Por lo tanto, este tipo de organización requiere muchos lugares diferentes para el trabajo enfocado individualmente, así como para la interacción colectiva y reuniones espontáneas, grandes superficies para la exhibición visual de información, espacios más amplios con una buena perspectiva, ya que promueve la imaginación, más complejos y diseño orgánico, falta de uniformidad en el diseño y repetición, soluciones interiores inspiradoras, menos restricciones y más libertad, y muchas áreas diferentes para la creatividad con buena acústica, porque el proceso creativo se destruye muy fácilmente.
Pero lo más importante que debe recordar es que todas las empresas siempre combinan los cuatro valores. Por regla general dominan dos de ellos, pero, en cualquier caso, la cultura organizativa de cada empresa es una combinación única de todos estos valores, que están presentes en determinadas proporciones. Por tanto, no podrás encontrar empresas con la misma cultura. Conociendo su propia cultura organizacional, entendiendo el equilibrio de valores clave, puede tener una idea clara de qué espacio se necesita para cada departamento específico y la empresa en su conjunto.
¿Cómo se puede identificar exactamente la cultura en una empresa?
- Se requiere un enfoque científico integral para un diagnóstico claro de la cultura organizacional de la empresa y sus divisiones. En HAWORTH tenemos nuestra propia metodología CultureLENS ™ patentada para realizar este tipo de investigación. Gracias a la tecnología informática, todos los empleados pueden participar en este estudio, respondiendo de forma remota preguntas para analizar la cultura organizacional actual. Los altos directivos responden preguntas adicionales que ayudan a determinar la cultura organizacional preferida que les gustaría ver en su empresa en 2-3 años. Todas las respuestas son procesadas por una computadora, lo que permite a los expertos y estrategas del espacio de oficina elaborar conclusiones y recomendaciones individuales para el cliente. Por ejemplo, comparar culturas actuales y preferidas puede ayudarlo a comprender en qué dirección moverse y qué cambios deben implementarse en el espacio de la oficina para lograr los resultados deseados sin causar rechazo y resistencia por parte del personal.
¿Entiendo correctamente que los resultados del estudio de la cultura organizacional forman la base de los términos de referencia para el diseño de la oficina? ¿Los clientes necesitan proporcionar algo más?
- Sí, el resultado del estudio es un informe detallado, que es un resumen de diseño, un términos de referencia detallados para la creación de una futura oficina con ejemplos de soluciones espaciales que respaldarán la cultura organizacional preferida de la empresa estudiada. Pero hablé de una sola herramienta, aunque fundamental. Además de la cultura organizacional, es importante comprender otras características individuales de la organización: estilos de trabajo existentes, tipos de interacción entre departamentos y empleados, estadísticas sobre el uso de lugares de trabajo y lugares comunes, satisfacción personal con el espacio de trabajo actual, etc. Hay investigaciones adicionales para ayudar a las empresas a identificar todas estas características.
En conclusión, me gustaría recalcar una vez más que cada empresa, al diseñar una nueva oficina o realizar reformas en una oficina existente, debe analizarse cuidadosamente a sí misma y sus necesidades. Es posible que esta organización no necesite cambiar al trabajo ágil o basado en actividades. Nadie tiene la tarea de seguir la moda o estar a la moda, nuestra responsabilidad es crear el espacio adecuado que aumente la productividad, la satisfacción y el compromiso de los empleados. Después de todo, las personas son el principal activo de cualquier empresa.
