Durante la última década, el predominio de los espacios abiertos en las oficinas modernas se ha vuelto más pronunciado, desplazando a otros tipos de organización del espacio. Si bien el espacio abierto mejora las interacciones de los empleados y reduce los costos inmobiliarios, también dificulta la concentración y la concentración en el trabajo, lo que afecta negativamente a la productividad y, en última instancia, puede superar los beneficios.
Por supuesto, prácticamente cualquier oficina debe tener áreas de comunicación abiertas que aumenten la frecuencia y la eficiencia de las interacciones de los empleados y aumenten la probabilidad de innovación. Sin embargo, estas áreas crean interferencias visuales y de ruido en espacios abiertos que interfieren con la concentración, y el trabajo que requiere concentración es tan importante como el trabajo en equipo. Por lo tanto, vale la pena averiguar qué afecta exactamente la concentración, cómo puede evitar perderla y también cómo combinar de manera competente áreas abiertas con áreas para el trabajo enfocado.
Todo el mundo conoce el problema del ruido y la pérdida de concentración en los espacios abiertos, pero, lamentablemente, pocos están seriamente preocupados por este tema. Quizás porque el sonido no se puede ver, subestimamos su significado. Por ejemplo, si ocurriera una fuga en la oficina, aunque no sea muy grave, el personal responsable comenzaría a repararla de inmediato. Las "fugas" de sonido pueden ser igualmente dañinas para el trabajo de oficina, pero por alguna razón ignoramos fácilmente este problema, a diferencia de una alfombra mojada.
Según Haworth Research Center, en promedio, los empleados pierden el 28% de su tiempo de trabajo debido a las distracciones en la oficina. Como resultado, tienen que comenzar su jornada laboral temprano o quedarse hasta tarde para completar todas las tareas que requieren silencio y concentración. Este problema está lejos de ser nuevo. Los trabajadores de oficina a menudo necesitan lugares para retirarse y concentrarse y, desafortunadamente, este factor es el que menos se tiene en cuenta en los espacios de trabajo abiertos. Según las estadísticas del estudio, más de la mitad de todos los empleados creen que es difícil concentrarse en su oficina, por lo que pierden mucho tiempo.
Además del desorden visual y la contaminación acústica que los empleados deben enfrentar en las oficinas de planta abierta, son bombardeados con distracciones como correos electrónicos, teléfonos inteligentes con zumbidos y mensajes emergentes. Un exceso de información procedente de comunicaciones móviles e Internet continuas los "paraliza", lo que les deja menos tiempo para concentrarse en su trabajo y en la resolución de problemas atípicos. El cerebro humano funciona de la misma manera que hace mil años, pero ahora tenemos todas estas tecnologías y nuestra biología no ha seguido el ritmo de su desarrollo. La sobrecarga de información se convirtió rápidamente en una importante tendencia negativa en el mercado de capital humano.
Pérdida de concentración
Mientras trabaja en una tarea, una persona puede concentrarse de tal manera que percibirá solo la información que considera importante, ignorando todo lo demás. Esta es una habilidad asombrosa del cerebro humano. Sin embargo, cuando surgen múltiples distracciones, la atención a menudo cambia de la tarea en cuestión a la menos importante.
Es importante tener en cuenta que las distracciones se pueden dividir en dos tipos: internas y externas. Y según el estudio, los empleados tardan un promedio de 23 minutos en reenfocarse y regresar al trabajo interrumpidos por distracciones externas. Curiosamente, al hacerlo, se concentran en al menos otras dos tareas antes de volver a la que estaban haciendo antes.
Los factores internos son, por regla general, pensamientos o experiencias personales que no están directamente relacionados con el trabajo, por ejemplo, qué comer para el almuerzo o qué cosas quedan para la noche. Regresar al trabajo, distraído por factores internos, resultó ser algo más difícil y lleva entre 30 y 35 minutos. Por lo tanto, dedicamos mucho esfuerzo cognitivo a controlar nuestros propios pensamientos que nos distraen. Por lo tanto, es muy importante minimizar el efecto de los factores externos; después de todo, cuanto más esfuerzo se necesite para lidiar con los factores externos, más a menudo se distraerá una persona y más tiempo se perderá.
Cuanto más multitarea, menor es la eficiencia
El cerebro humano no es capaz de procesar información de la misma forma que una computadora, que puede realizar varios procesos al mismo tiempo. Las personas tienden a estar más en una secuencia de acciones. Cuando intentamos realizar dos o más tareas, a menudo sentimos que las estamos haciendo todas a la vez. En realidad, al cambiar de tarea, perdemos mucho tiempo, y cuanto más se completan, más perdemos la concentración y más errores cometemos. Muchos incluso se refieren a la multitarea como otra forma de distracción, ya que múltiples tareas tienden a distraer la atención entre ellas.
Por ejemplo, tenemos la tarea de llenar varios vasos de una botella de agua. No podemos llenarlos al mismo tiempo, por lo que o los llenamos completamente uno a uno, o poco a poco, volviendo a los vasos vacíos una y otra vez. En el primer caso, obviamente, lo haremos de forma más rápida y eficiente, mientras que en el segundo caso, el proceso llevará más tiempo, mientras que podemos verter más agua por los vasos. Y cuantos más vasos, más tiempo llevará este proceso y más agua se derramará.
La tecnología puede ser especialmente desafiante cuando se realizan múltiples tareas, porque con todas las distracciones estamos en un estado de preparación para distraernos, y la mayoría de las personas simplemente no manejan bien la multitarea. Por lo tanto, al enfocarnos en una actividad, trabajamos de manera más productiva. Especialmente en el estado de "flujo".
Métete en la corriente
El flujo es un concepto en psicología que fue desarrollado por el psicólogo húngaro Mihai Csikszentmihalyi en la década de 1970. Este término se refiere a un estado mental en el que una persona está completamente involucrada en una determinada actividad, motivada, llena de energía y, a menudo, pierde la noción del tiempo. De esta manera trabaja no solo de manera más productiva, sino también de manera más creativa.
Las distracciones externas pueden interferir con el enfoque, pero tienen poco o ningún efecto en aquellos en el estado de "flujo". Por ejemplo, la música en la oficina puede ser percibida como una distracción por uno y casi desapercibida por otro, aunque ambos están enfocados en la misma tarea. Esto puede significar que el segundo ya ha entrado en el estado de "flujo", mientras que el otro solo está tratando de hacerlo, pero factores externos interfieren con él.
Por otro lado, los estímulos externos no tienen por qué ser distracciones, sino que, por el contrario, pueden ser útiles para realizar el trabajo. A veces es necesario comprender y evaluar la situación externa y el entorno. Esta conciencia de la situación puede resultar útil para determinadas actividades. Por ejemplo, al conducir, una persona está enfocada, mientras que necesita evaluar varios factores situacionales: la carretera, los semáforos, otros usuarios de la carretera.
El trabajo de oficina productivo requiere tanto el conocimiento de la situación como la entrada en un estado de "fluidez". Desafortunadamente, es imposible estar en ambos estados al mismo tiempo, por lo tanto, teniendo en cuenta las tareas actuales, las circunstancias y los factores internos y externos, los empleados deben cambiar entre ellos. Y el espacio de la oficina debe apoyar el trabajo en cada uno de estos estados.
Diseño del espacio de trabajo de concentración
Las distracciones no desaparecerán, pero el espacio de la oficina debe mantener el trabajo enfocado en lugar de crear nuevas barreras para lograr un estado de “fluidez”.
Las necesidades laborales de los empleados cambian a lo largo del día en función de la tarea. Por ejemplo, primero debe ordenar su correo, hacer varias llamadas, luego prepararse para una reunión, discutir las tareas con sus colegas y luego preparar una oferta comercial. Solo con un enfoque integrado del diseño puede crear un espacio que sea adecuado para todas las actividades enumeradas.
Este enfoque holístico para organizar el espacio de oficinas abarca cinco principios: diversidad, elección, control, reconocimiento y reposición.
Diversidad. No elija entre áreas abiertas y privadas, debe proporcionar a los empleados ambas y también darles la oportunidad de elegir el espacio adecuado para cada tarea. El trabajo que requiere concentración se puede realizar en cualquier área: alguien se siente más cómodo en un espacio abierto con el sonido de un zumbido de oficina, mientras que alguien necesita silencio total en un lugar apartado. Lo principal es que ambos tipos de espacios se presentan en la oficina.
Elección. Confíe en sus empleados para elegir dónde, cómo y cuándo realizar su trabajo. Y ellos mismos podrán encontrar las condiciones en las que serán más productivos.
El control. Dé a los empleados el control de su lugar de trabajo. Si decide todo por ellos, entonces existe una alta probabilidad de equivocarse con sus preferencias. Por ejemplo, al decidir eliminar la interferencia de ruido entre los empleados y aislarlos de las áreas comunes, las empresas pueden degradar significativamente la interacción de los colegas. En cambio, brinde a los empleados la capacidad de regular la privacidad de su lugar de trabajo, la frecuencia de interacción con los colegas, así como el conjunto de accesorios, el nivel de luz, temperatura, etc. El simple hecho de darse cuenta de que pueden controlar su espacio de trabajo puede compensar algunos de los efectos negativos de las distracciones.
Reconocimiento. Llegar del punto A al punto B y luego al punto C debería ser fácil. Los diseños claros y simples permiten a las personas navegar rápidamente en el espacio y evitar situaciones incómodas y pérdida de tiempo. Un diseño realmente comprensible permite a un empleado imaginar mentalmente un mapa de la oficina, encontrar colegas en él y comprender intuitivamente el propósito de cada zona. Cuando delinea claramente las áreas funcionales, no sobrecarga los procesos cognitivos de los empleados con pensamientos innecesarios, y ellos están inmediatamente listos para dirigir su energía a completar tareas en lugar de intentar navegar en el espacio.
Reposición de fuerzas. Dé a los empleados tiempo y espacio para los descansos. Cuando nos concentramos en el trabajo durante mucho tiempo, se gasta mucha energía y el cuerpo se cansa más rápido. Nuestro cerebro hace cosas realmente asombrosas al permitirnos concentrarnos en algo durante mucho tiempo sin prestar atención a las distracciones. Por lo tanto, "recargar" después de dicha actividad es simplemente necesario. Una opción para recargar energías es disfrutar de la vista desde la ventana mientras se toma un breve descanso del trabajo, y cualquier empresa debe brindar esta oportunidad. También puede tomar pequeños descansos a lo largo del día para tomar un refrigerio o charlar con colegas en áreas informales. Uno o dos descansos más largos, como ir al gimnasio o caminar fuera de la oficina, pueden proporcionar el impulso de energía necesario para una sesión de trabajo más larga. Es importante proporcionar a los empleados estas opciones para que siempre estén motivados para trabajar en concentración.
El problema de la concentración en las oficinas rusas
Denis Chernichkin, director de Haworth Business Interiors, dio sus comentarios sobre este estudio y los relacionó con las realidades rusas.
“El problema de la concentración en espacios abiertos en Rusia no es menos urgente que en Occidente. Incluso diría que el problema es aún más agudo. El hecho es que, por ejemplo, las empresas estadounidenses, en su mayor parte, se están moviendo con bastante cuidado al espacio abierto y lo usan solo para divisiones o zonas específicas. En las oficinas rusas, esta transición se ha vuelto más nítida y sencilla, sin tener en cuenta las características específicas de las actividades de los empleados y sus estilos de trabajo. Además, a menudo en numerosas filas de monótonos "bancos" prácticamente no hay delimitaciones ni barreras acústicas de ningún tipo. Por qué el ruido y otras distracciones alcanzan niveles críticos. Así lo confirma nuestra investigación sobre Ideación en las oficinas de Rusia, como resultado de lo cual recibimos constantes constataciones de que en casi todas las empresas la principal queja de los empleados es la falta de privacidad y la incapacidad para concentrarse.
Para que los empleados se concentren en sus tareas, el espacio de trabajo debe proporcionar áreas claramente definidas para el trabajo en equipo, individual y enfocado. Estas zonas no deben competir, sino complementarse. Una mayor variedad y disponibilidad de tal o cual espacio permite a los empleados utilizar el entorno más adecuado para la tarea actual y les permite no distraer a los vecinos, además de alivia la aburrida monotonía de repetir filas de espacios abiertos, mejorando el confort acústico.
Y, por supuesto, es muy importante formar a los empleados en el uso correcto del espacio. Es necesario involucrar a las personas en el proceso de cambio desde el principio, ya que es mucho más fácil implementar las ideas recibidas a través de la comunicación con los compañeros, y no imponer otras. Las empresas deben reforzar el nuevo comportamiento a través de una estrategia de cambio, comunicación y formación bien articuladas. En este caso, no encontrarán resistencia por parte de los empleados y la efectividad de las innovaciones será lo más alta posible . Basado en Haworth Research
